公司文員（旅游業(yè)務(wù)支持）

作為公司文員，您將是公司高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵支持者。您需要處理日常行政事務(wù)，管理文檔與數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)內(nèi)部溝通，并為復(fù)雜的非洲及極地旅游業(yè)務(wù)提供精準(zhǔn)、及時的后勤支持。本職位要求極高的細(xì)致度、責(zé)任心、抗壓能力以及對跨國、跨時區(qū)工作的適應(yīng)力。優(yōu)秀的溝通能力和對旅游行業(yè)（特別是非洲/極地）的基本熱情是加分項(xiàng)。

核心職責(zé)：

1. 文檔管理與處理：

準(zhǔn)確、高效地錄入、整理、歸檔各類業(yè)務(wù)文件（包括但不限于：客戶合同、行程確認(rèn)單、供應(yīng)商協(xié)議、保險文件、簽證材料預(yù)審、費(fèi)用報銷單據(jù)等）。

建立和維護(hù)完善的電子檔案管理系統(tǒng)，確保信息易于檢索和安全保密。

根據(jù)要求起草、編輯、校對和打印公司內(nèi)部文件、通知、報告及基礎(chǔ)信函。

特別要求： 熟練處理包含大量英文地名、專業(yè)術(shù)語（野生動物、地理、郵輪、極地知識等）及復(fù)雜行程細(xì)節(jié)的文件。

2. 數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：

將客戶信息、行程預(yù)訂數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息等準(zhǔn)確錄入公司管理系統(tǒng)（CRM/ERP等）。

定期核對、更新數(shù)據(jù)庫信息，確保數(shù)據(jù)的完整性和時效性。

生成基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)報表供相關(guān)部門參考。

3. 日常行政支持：

接聽、轉(zhuǎn)接電話，禮貌接待訪客，處理一般性問詢。

管理辦公用品、耗材的采購、領(lǐng)用和庫存。

協(xié)助安排會議室、預(yù)訂差旅（主要為內(nèi)部員工）、處理快遞收發(fā)。

協(xié)助組織公司內(nèi)部活動或會議。

4. 內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)：

作為部門間溝通的橋梁，及時、清晰地傳遞信息。

協(xié)助協(xié)調(diào)產(chǎn)品、銷售、運(yùn)營、財(cái)務(wù)等部門的基礎(chǔ)事務(wù)需求。

特別要求： 需要適應(yīng)與不同時區(qū)（如非洲、南美、國際供應(yīng)商所在地）的溝通協(xié)調(diào)。

5. 基礎(chǔ)財(cái)務(wù)支持：

收集、整理、初審員工費(fèi)用報銷單據(jù)，確保符合公司規(guī)定。

協(xié)助處理與供應(yīng)商/合作伙伴的基礎(chǔ)對賬文件。

開具普通發(fā)票。

6. 業(yè)務(wù)支持 (非洲 & 極地)：

行程文件支持： 協(xié)助整理、打印最終版行程手冊、目的地信息、安全須知等客戶材料。

簽證材料預(yù)審： 根據(jù)清單初步檢查客戶提交的簽證申請材料是否齊全、符合基本格式要求（需接受相關(guān)培訓(xùn)）。

緊急情況后勤支持： 在團(tuán)隊(duì)處理緊急事件（如行程變更、客戶協(xié)助）時，提供快速、準(zhǔn)確的文件查找、信息傳遞等后勤保障。

任職要求：

1. 學(xué)歷： 大專及以上學(xué)歷，文秘、行政管理、旅游管理、商務(wù)英語或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。

2. 經(jīng)驗(yàn)：

1-3年及以上公司文員、行政助理或相關(guān)崗位工作經(jīng)驗(yàn)。

有旅游行業(yè)（特別是出境游、高端定制游或會獎旅游）工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。

3. 技能：

精通辦公軟件： 熟練掌握 Microsoft Office Suite (Word, Excel - 需能進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)操作如排序、篩選、VLOOKUP等, PowerPoint, Outlook) 是必須。

文檔處理能力： 打字速度快且準(zhǔn)確，具備優(yōu)秀的文檔編輯、排版和校對能力。

基礎(chǔ)財(cái)務(wù)知識： 了解報銷流程、發(fā)票管理等基礎(chǔ)知識。

語言能力：

中文： 普通話流利，書面表達(dá)清晰、規(guī)范。

英語： 有一定英文讀寫能力（能閱讀、理解及處理英文郵件、合同、行程文件、供應(yīng)商信息等）?；究谡Z溝通能力優(yōu)先。

4. 系統(tǒng)操作： 熟悉OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的操作者優(yōu)先。學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，能快速掌握新系統(tǒng)。

5. 極致細(xì)致與高度責(zé)任心： 對工作一絲不茍，追求零差錯，尤其是在處理客戶行程、簽證、合同等關(guān)鍵文件時。深刻理解細(xì)節(jié)失誤在高端旅游（尤其涉及非洲/極地）中可能導(dǎo)致的嚴(yán)重后果。

6. 優(yōu)秀的組織與時間管理能力： 能有效管理多項(xiàng)任務(wù)，區(qū)分優(yōu)先級，在快節(jié)奏和有時限壓力的環(huán)境下保持高效、有序。

7. 出色的溝通與協(xié)作能力： 表達(dá)清晰，善于傾聽，能與不同部門的同事進(jìn)行有效協(xié)作。具備服務(wù)意識。

8. 強(qiáng)大的抗壓能力與適應(yīng)性： 能冷靜處理突發(fā)任務(wù)和臨時變更，適應(yīng)旅游行業(yè)（尤其是涉及復(fù)雜目的地）特有的波動性和時效性壓力。能適應(yīng)偶爾的非標(biāo)準(zhǔn)工作時間（如配合國際時區(qū)處理緊急事務(wù)）。

9. 保密意識： 嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，妥善處理敏感信息和客戶隱私。

10. 積極主動與學(xué)習(xí)意愿： 主動發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。對非洲和極地旅游目的地有好奇心和學(xué)習(xí)熱情，愿意主動了解相關(guān)基礎(chǔ)知識（如主要國家、公園、郵輪公司、野生動物名稱等），以便更好地理解業(yè)務(wù)和支持同事。

11. 穩(wěn)定性： 期望能在該崗位上長期穩(wěn)定發(fā)展。