靈川職場問答

剛剛在靈川做了一名秘書，請問幫老板接聽電話有哪些要注意的禮儀？

13*******61
2022-02-10
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19*******39 2022-02-10

公司接聽電話應(yīng)該是非常正規(guī)的——在禮貌稱呼之后，先主動報(bào)出公司或部門的名稱。如：“您好，這里是**公司，請問您找哪位？”。很多人會習(xí)慣性的有防備意識或覺得不重要，接聽電話時(shí)不報(bào)備自己的崗位或名字。但往往在這些小細(xì)節(jié)方面才是體現(xiàn)教養(yǎng)的禮貌性。

在長途電話的禮儀細(xì)節(jié)中，當(dāng)你給別人打長途電話請求別人的幫助，如果對方正好不在，你應(yīng)該選一個(gè)合適的時(shí)間再打過去，最好不要讓對方回電。

如果打電話撥錯(cuò)了號碼，應(yīng)當(dāng)禮貌地說一聲“對不起，我撥錯(cuò)了號碼”。如果接到撥錯(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對方打錯(cuò)了，請他重?fù)?，不要使對方難堪。

如果是在跨國公司的辦公室，來電必須在第二聲鈴響之后迅速接起，如果在鈴響超過三聲后才接聽，就要禮貌地說一句“抱歉，讓您久等了”。
19*******97 2022-02-10

當(dāng)對方陳述通話內(nèi)容時(shí),秘書對聽懂了的,應(yīng)間或地用“嗯嗯”加以回應(yīng),以示自已在聽,而且聽明白了。不要對方說了一大堆,你一聲不應(yīng)。對方還以為斷線了,或者是以為你慢待了他。對沒有聽懂的內(nèi)容,應(yīng)很快地詢問:“你再說一遍”,“沒聽清”,“聽不清楚”,等等。對一些重大的事情,秘書應(yīng)該把來話內(nèi)容很準(zhǔn)確地記下來,待對方講完后,自己應(yīng)主動地把內(nèi)容重復(fù)一遍,好讓對方放心。

無論是接誰的電話,都應(yīng)熱情,溫和。不要聽到上級的電話就低三下四,聽到下級的電話就盛氣凌人;不要聽熟人的電話就笑語盈盈,聽素不相識人的電話就冷冷冰冰，不要聽領(lǐng)導(dǎo)的電話就唯唯諾諾,聽一般人的電話就口大氣粗;當(dāng)然也不要聽到男士的電話就滿臉嚴(yán)肅,聽到小姐的電話就喜上眉梢，也不要受心情的影響。

如果接聽以后,自己不是受話人,應(yīng)當(dāng)負(fù)起代為傳呼的責(zé)任。即使不能代為傳呼,也應(yīng)把理由給對方講清楚,讓對方理解你的困難。不要一聽不是找你,便說“錯(cuò)了”,“×不在”。不等對方請求就把電話斷了。要知道,有些發(fā)話人可能找某個(gè)同志急了,但就是找不到,于是他就想到秘書人員一定在崗,就把電話撥到你這里。在力所能及的情況下,這種電話也應(yīng)幫助受理。

凡找領(lǐng)導(dǎo)的電話,秘書人員一定要問清來話人的單位、姓名,找哪位領(lǐng)導(dǎo)
13*******75 2022-02-10

首先是當(dāng)電話鈴響時(shí)，應(yīng)盡快接聽而不要拖延。提起話筒后應(yīng)主動報(bào)出自己的單位和姓名，然后再問對方是誰。

其次是當(dāng)對方陳述通話內(nèi)容時(shí)，秘書聽懂了，因間或地用“嗯嗯”加以回應(yīng)，以示自己在聽，而且聽明白了。對于沒有聽懂內(nèi)容應(yīng)很快地詢問：“您再說一遍”，等等。

再次是無論接誰的電話，都應(yīng)熱情，溫和。比如不要聽到上級的電話就低三下四，聽到下級的電話就盛氣凌人；也不要心情好的時(shí)候就有求必應(yīng)，心情不好的時(shí)候就態(tài)度生硬。

還有，如果接聽以后，自己不是受話人，應(yīng)當(dāng)負(fù)起代為傳呼的責(zé)任，即使不能代為傳呼，也應(yīng)把理由給對方講清楚，讓對方理解你的困難。

最后，凡是找領(lǐng)導(dǎo)的電話，秘書人員一定要問清來話人的單位、姓名，找哪位領(lǐng)導(dǎo)，并把來話人找領(lǐng)導(dǎo)要講的話簡要打聽一下，再轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)是否要接這個(gè)電話。